Escrituras en el smartphone o testamentos online: así son los notarios 2.0

El Portal Notarial del Ciudadano permite constituir una sociedad, hacer testamento o pedir una copia simple sin más desplazamientos que los imprescindibles

Hay muchas razones por las que se visita una notaría. Acceder a una copia de una escritura, elaborar un testamento o crear una nueva empresa son servicios que solicitan miles de personas cada año a los notarios. Normalmente, requieren realizar varios desplazamientos no solo para su tramitación y formalización, sino también a la hora de recibir el asesoramiento notarial.

En plena era digital, internet parece la herramienta idónea no solo para agilizar este tipo servicios, sino también para multiplicar su potencial. ¿Y si pudiéramos llevar siempre con nosotros la copia de esa escritura que nos hace falta cada dos por tres? ¿Y si no necesitáramos sacar tiempo de donde no lo tenemos para que un notario nos ayude a dejar bien cubierta a nuestra pareja en caso de fallecimiento? ¿Y si poner en marcha ese negocio que tanta ilusión nos hace fuera mucho más sencillo de lo que parece?

El Portal Notarial del Ciudadano lleva ya un año en funcionamiento para convertir todo eso en realidad. Por supuesto, con las mismas garantías que existen en las visitas a la notaría ya que da entrada a la sede electrónica notarial, un espacio privado y seguro.

Notarios a golpe de clic

Contactar con un notario es más sencillo que nunca gracias al Portal Notarial del Ciudadano. Los cerca de 3.000 notarios presentes en España han dado el salto a internet gracias a este portal. En él, ciudadanos y empresas podemos elegir al notario que deseemos para efectuar distintas gestiones de manera más ágil.

Entre las posibilidades que ofrece el portal se encuentra la solicitud de copias electrónicas simples de escrituras, que se pueden almacenar en un espacio privado para acceder a ellas cuando se necesite. Es el propio notario quien se encarga de depositar en ese espacio virtual las copias simples de las escrituras originales que tiene en custodia para que podamos consultarlas cuando deseemos desde nuestro smartphone o dispositivo digital.

Asimismo, el Portal Notarial del Ciudadano nos facilita la elaboración de un testamento. Todas las gestiones previas a la firma se pueden realizar online. Esto incluye un formulario online para facilitar al notario la información que necesita y una reunión virtual con él para elaborar el testamento según nuestros requerimientos. A la notaría solo será necesario acudir a autorizar y firmar el testamento. Después, publicarán una copia electrónica simple en el espacio privado del ciudadano en el portal.

Si lo que deseamos es constituir una sociedad mercantil, se puede encargar al notario que realice todos los trámites necesarios ante Hacienda y los registros. A través del smartphone, la tablet o el ordenador también es posible contactar con él para elaborar el documento de constitución conforme a aquello que necesitemos. También en este caso, solo será necesario desplazarse para autorizar y firmar.

Las copias electrónicas simples de escrituras se pueden almacenar en un espacio privado online para acceder a ellas cuando sea necesario

Si lo que deseamos es formalizar una nueva empresa, se puede encargar al notario que realice todos los trámites necesarios ante Hacienda y los registros. A través del smartphone, la tablet o el ordenador también es posible contactar con él para elaborar el documento de constitución conforme a aquello que necesitemos. También en este caso, solo será necesario desplazarse para autorizar y firmar.

Un gran abanico de posibilidades

Estas son solo algunas de las posibilidades que se abren gracias al Portal Notarial del Ciudadano. En el futuro, y a medida que la legislación vaya permitiéndolo, se podrán efectuar online otros servicios notariales, como los expedientes matrimoniales y las legitimaciones de firmas.

Tal y como explica José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado, “el Portal es una apuesta decidida de los notarios por ofrecer nuevas facilidades y prestaciones digitales a ciudadanos y empresas, con la seguridad y garantías propias de nuestra función”.

Esto se debe a que el Portal Notarial del Ciudadano aprovecha el potencial de una herramienta que lleva ya dos décadas conectando a las alrededor de 2.800 notarías que hay en España: la sede electrónica notarial, que permite realizar cada año millones de trámites con la Administración.

En los próximos meses se podrán efectuar online más servicios notariales, como legitimaciones de firmas o expedientes matrimoniales

Esa sede electrónica permitió, solo en 2020, enviar ocho millones de copias electrónicas de documentos notariales a la Administración, cerca de 2,5 millones a los registros y al catastro, junto a cientos de miles de liquidaciones telemáticas, certificaciones o remisiones de datos. En total, supusieron un volumen de firmas notariales que superó los 20 millones. 

Un buen ejemplo del alcance que puede tener la puesta en marcha de una herramienta como el Portal Notarial del Ciudadano tiene que ver con la asistencia a personas vulnerables. Precisamente su puesta en marcha hace un año permitió agilizar la tramitación de las moratorias hipotecarias que tuvieron que solicitar miles de ciudadanos a causa de la pandemia. Ampliar el asesoramiento de los notarios gracias a las videoconferencias resultó de gran importancia en este contexto.

Acercar los servicios notariales a los ciudadanos es una de las bases que ayudarán a desarrollar una sociedad mejor informada y más ágil. E internet, la herramienta definitiva para que iniciar un negocio o asegurar la tranquilidad de los herederos sea algo seguro y sencillo.